Handbuch · E-Rechnungs-Werkstatt

1Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF, die man nur ansieht, sondern eine Rechnung mit maschinenlesbaren Daten. Ein Buchhaltungsprogramm kann Betrag, Steuer, Positionen usw. automatisch einlesen – ohne Abtippen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931.

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im Geschäftsverkehr (B2B) E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht, sie auch auszustellen, greift stufenweise bis spätestens 2028. Diese App macht aus deiner gewohnten Word-, PDF-, Excel- oder Textrechnung eine gesetzeskonforme E-Rechnung.

2ZUGFeRD oder XRechnung – was brauche ich?

Format	Was ist das?	Wann?
ZUGFeRD	Eine ganz normale PDF, in der die Daten unsichtbar mitgespeichert sind (Hybrid). Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, die Software liest die Daten.	Regelfall für Geschäftskunden (B2B). Sicherste Wahl, wenn du unsicher bist.
XRechnung	Eine reine Datendatei (XML) ohne sichtbares Rechnungsbild.	Pflicht bei Rechnungen an Behörden / öffentliche Auftraggeber (B2G). Braucht eine Leitweg-ID (siehe unten).

Kurz: Stellst du an ein Unternehmen? → ZUGFeRD. Stellst du an eine Behörde/Amt? → XRechnung.

3So funktioniert die App

Hochladen. Wähle das Zielformat (ZUGFeRD oder XRechnung) und lade deine Rechnung hoch – Word, PDF, Excel, Text oder ein Foto/Scan. Die KI liest die Rechnungsfelder automatisch aus.
Prüfen & korrigieren. Alle erkannten Felder werden dir in einem Formular angezeigt. Kontrolliere sie und ergänze, was fehlt. Rot markierte Felder sind Pflicht.
Erzeugen & validieren. Die App erstellt die E-Rechnung und prüft sie sofort gegen die amtlichen Regeln. Bei „grün" kannst du PDF und/oder XML herunterladen.

Die automatische Erkennung ist eine Hilfe, keine Garantie – du bist für die Richtigkeit verantwortlich. Deshalb der Prüfschritt: Bitte immer alle Beträge und Angaben kontrollieren.

4Wichtige Begriffe – einfach erklärt

Begriff	Was bedeutet das?
Käuferreferenz / Leitweg-ID	Eine Art „Postadresse" der Behörde für die Rechnung. Nur bei Rechnungen an Ämter (XRechnung) nötig. Du erfindest sie nicht selbst – die Behörde teilt sie dir mit (steht meist auf der Bestellung/dem Auftrag). Sie ist kostenlos. Beispiel: `04011000-1234512345-06`.
USt-IdNr.	Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, z. B. `DE123456789`. Alternativ genügt die Steuernummer vom Finanzamt.
USt-Kategorie	Sagt aus, wie eine Position besteuert wird: S = Regel- und ermäßigter Satz (also 19 % und 7 % laufen beide unter „S", nur der Prozentsatz unterscheidet sich), Z = 0 %, E = steuerbefreit, AE = Reverse-Charge (Empfänger zahlt die Steuer), K = innergemeinschaftliche Lieferung (EU-Ausland), G = Ausfuhr (Nicht-EU), O = nicht steuerbar. (Den in manchen Programmen genutzten Code „AA" gibt es in E-Rechnungen nicht.)
Abschlag	Ein Rabatt / Nachlass. Wichtig: In einer E-Rechnung darf ein Einzelpreis nicht negativ sein. Erfasse einen Rabatt einfach als eigene Zeile mit negativem Betrag – die App wandelt ihn automatisch korrekt in einen „Abschlag" um.
Position (BG-25)	Eine Zeile deiner Rechnung: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz.
Netto / Brutto	Netto = Betrag ohne Umsatzsteuer. Brutto = Netto + Umsatzsteuer (der Betrag, den der Kunde zahlt).
BT- / BG-Nummern	Technische Kürzel der Norm für einzelne Felder (z. B. `BT-1` = Rechnungsnummer). Du musst sie nicht kennen – im Glossar unten stehen sie in Klartext.

5Fehlermeldungen erklärt – und wie du sie behebst

Wenn die Prüfung rot meldet, fehlt etwas oder ist unschlüssig. Hier steht jede Meldung im Klartext: was gemeint ist und was du in der Rechnung ändern musst.

Pflichtangaben zur Rechnung

„Es fehlt die Rechnungsnummer."

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer.

Trage im Formular unter Rechnungsnummer eine eindeutige Nummer ein (z. B. 2026-0042).

„Es fehlt das Rechnungsdatum."

Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Feld Rechnungsdatum ausfüllen.

„Es fehlt die Währung."

In welcher Währung abgerechnet wird.

Feld Währung setzen (in der Regel EUR).

„Der Rechnungstyp ist ungültig."

Es muss klar sein, ob es eine Rechnung oder eine Gutschrift ist.

Feld Typ auf „Rechnung" oder „Gutschrift" stellen.

Angaben zu Verkäufer & Käufer

„Es fehlt der Name des Verkäufers."

Dein Firmen-/Name als Aussteller.

Im Abschnitt Verkäufer das Feld Name ausfüllen.

„Verkäufer USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt."

Das Finanzamt verlangt eine steuerliche Kennung des Ausstellers.

Beim Verkäufer entweder USt-IdNr. (DE…) oder Steuernummer eintragen.

„Es fehlt das Land des Verkäufers / Käufers."

Der Ländercode der Anschrift.

Feld Land ausfüllen (für Deutschland DE).

„Es fehlt der Name des Käufers."

Der Rechnungsempfänger.

Im Abschnitt Käufer das Feld Name ausfüllen.

Positionen, Beträge & Steuer

„Die Rechnung muss mindestens eine Position enthalten."

Es gibt keine gültige Rechnungszeile (oder nur Rabattzeilen).

Mindestens eine Position mit positivem Betrag hinzufügen.

„Ein Einzelpreis darf nicht negativ sein."

Ein negativer Preis ist als normale Position nicht erlaubt – typischerweise ein Rabatt.

Den Rabatt als eigene Zeile mit negativem Betrag erfassen. Die App macht daraus automatisch einen zulässigen Abschlag. Bitte keinen Minus-Preis in eine normale Leistungszeile schreiben.

„Bei 0 % USt (Kategorie Z) darf kein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden."

„Nullsatz" (Z) und „steuerbefreit" (E) sind unterschiedliche Dinge – sie dürfen nicht vermischt werden.

Prüfe die USt-Kategorie der Position: Für echten 0 %-Satz Z wählen; für steuerfreie Leistungen (z. B. Heilbehandlung) E.

„Der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag passt nicht zum Steuersatz."

Steuersatz und errechnete Steuer widersprechen sich.

Prüfe bei den Positionen den USt-Satz (z. B. 19 oder 7). Die App rechnet die Steuer selbst – meist liegt es an einem falsch erkannten Satz.

„Der Bruttobetrag stimmt nicht (Netto + Umsatzsteuer)."

Die Summen sind rechnerisch nicht schlüssig.

Kontrolliere Mengen und Einzelpreise der Positionen. Die Gesamtsummen berechnet die App automatisch neu.

Zahlungsangaben

„Es fehlt eine Zahlungsangabe: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen."

Es muss erkennbar sein, bis wann bzw. wie zu zahlen ist.

Im Abschnitt Zahlung ein Fälligkeitsdatum oder einen Text bei Zahlungsbedingungen angeben (z. B. „Zahlbar innerhalb 14 Tagen").

Nur bei XRechnung (Rechnungen an Behörden) XRechnung

„Für eine XRechnung ist die Leitweg-ID (Käuferreferenz) Pflicht."

Die „Adresse" der Behörde für das Routing der Rechnung.

Trage die Leitweg-ID ein, die dir die Behörde mitgeteilt hat (steht i. d. R. auf Auftrag/Bestellung). Falls du an ein Unternehmen und nicht an eine Behörde stellst: besser Format ZUGFeRD wählen – dann entfällt sie.

„Für eine XRechnung sind die Kontaktdaten des Verkäufers Pflicht: Ansprechpartner, Telefon und E-Mail."

Behörden verlangen eine erreichbare Kontaktstelle des Ausstellers.

Beim Verkäufer die Felder Ansprechpartner, Telefon und E-Mail ausfüllen.

„Käufer-E-Mail (elektronische Adresse) erforderlich."

Für die XRechnung wird eine elektronische Adresse des Empfängers benötigt.

Beim Käufer das Feld E-Mail ausfüllen.

Unbekannte Meldung? Zeigt die App eine technische Originalmeldung (mit Kürzeln wie BT-31), sind das Feldnummern der Norm. Die App übersetzt sie so gut wie möglich; die Feldnamen findest du in Abschnitt 4. Im Zweifel: prüfe das genannte Feld im Formular.

6Amtliche Prüfung

Die App prüft jede E-Rechnung bereits mit dem offiziellen Prüfkern (KoSIT / EN 16931) – demselben Regelwerk, das auch Behörden verwenden. „Grün" heißt: die Rechnung erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.

Zusätzlich kannst du mit dem Button „🏛️ Amtlich prüfen (Landesstelle service-bw)" einen zweiten, behördlich betriebenen Check beim Land Baden-Württemberg durchführen: Die erzeugte Datei wird heruntergeladen und die amtliche Prüfstelle geöffnet – dort lädst du die Datei hoch.

Diese App ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die inhaltliche Richtigkeit deiner Rechnung bist du selbst verantwortlich.

E-Rechnungs-Werkstatt · EN 16931 · ZUGFeRD 2.x / XRechnung 3.x · Prüfung mit KoSIT/Mustang