E-Rechnungs-Werkstatt

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Handbuch für Nutzer

Alles, was du zum Erstellen von E-Rechnungen mit dieser App brauchst. Sprache: du-Form, in Klartext. Für alle Nutzer sichtbar.

1Was macht die App?

Die E-Rechnungs-Werkstatt erstellt aus deiner gewohnten Rechnung (Word, PDF, Excel oder Foto) eine gesetzeskonforme E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Eine E-Rechnung ist keine PDF zum Ansehen, sondern eine Rechnung mit maschinenlesbaren Daten – ein Buchhaltungsprogramm liest Betrag, Steuer, Positionen automatisch ein, ohne Abtippen.

Es gibt zwei Formate, die die App erzeugt:

FormatWas ist das?Wann brauchst du es?
ZUGFeRDEine ganz normale PDF-Rechnung, in der die Daten unsichtbar mit eingebettet sind (Hybrid: PDF + XML in einer Datei). Empfänger sieht die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten.Regelfall für Geschäftskunden (B2B). Wenn du unsicher bist: nimm ZUGFeRD.
XRechnungReine Datendatei (XML) ohne sichtbares Rechnungsbild.Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Braucht eine Leitweg-ID (siehe Kapitel 6).
Rechtlicher Rahmen: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B empfangen können. Die Pflicht, sie auch auszustellen, greift stufenweise – ab 2028 gilt sie für alle Unternehmen unabhängig von der Größe. Grundlage ist EN 16931.

2E-Rechnung Schritt für Schritt

2.1  Anmelden oder registrieren

Beim ersten Besuch registrierst du dich mit E-Mail und Passwort (mind. 8 Zeichen). Anschließend meldest du dich einfach an. Optional kannst du deine eigenen KI-Schlüssel hinterlegen (siehe Kapitel 5) – ohne Schlüssel bleibt die KI-Erkennung deaktiviert und du gibst die Felder selbst ein.

2.2  Firmenprofil ausfüllen

Öffne oben rechts 🏢 Firmenprofil. Diese Angaben werden bei jeder Rechnung automatisch als Absender/Verkäufer eingesetzt, damit du sie nicht jedes Mal neu tippen musst.

  • Firmenname, Anschrift, Land
  • USt-IdNr. (DE123456789) oder alternativ die Steuernummer vom Finanzamt
  • Ansprechpartner, Telefon, E-Mail (bei XRechnung Pflicht)
  • IBAN, BIC, Kontoinhaber für den Zahlungsblock
  • Logo für erzeugte PDFs (wenn kein Layout aus deiner Vorlage kommt)
  • Kopf- und Fußtext für erzeugte PDFs
JSON-Import: Hast du dein Profil bereits als JSON-Datei (z. B. Backup aus einer anderen Session)? Der Button „Profil aus JSON importieren" überträgt alle enthaltenen Felder in einem Rutsch. Bestehende Werte werden dabei überschrieben.

2.3  Rechnung hochladen

Auf der Startseite wählst du das Zielformat (ZUGFeRD oder XRechnung) und lädst deine Datei hoch. Unterstützt: DOCX, PDF, XLSX, CSV, TXT, PNG, JPG.

Word-Datei? Exportiere sie in Word als PDF und lade die PDF hoch – dann bleibt dein Layout 1:1 erhalten. Bei Excel/Text baut die App ein Layout aus deinem Firmenprofil.

2.4  Extraktions-Weg wählen

Nach dem Upload zeigt dir die App bis zu fünf Buttons. Welchen du nimmst, hängt davon ab, was du hochgeladen hast:

🟢 Empfohlen: „Felder per KI extrahieren"

Nutzt Anthropic Claude. Liest Verkäufer, Käufer, Positionen und Beträge auch aus komplex layouteten Rechnungen zuverlässig aus. Braucht deinen Anthropic-Schlüssel (siehe Kapitel 5). Kosten pro Extraktion: ca. 2–3 Cent.

🟢 „Mit Vorlage (KI-frei)"

Deterministisch – ohne KI, ohne Kosten. Voraussetzung: Du hast für dieses Rechnungslayout bereits eine Vorlage angelegt (siehe Kapitel 4). Die App erkennt das Layout automatisch am sogenannten Layout-Fingerabdruck; du kannst die Vorlage aber auch manuell aus dem Dropdown wählen. Ideal für Serienrechnungen mit gleichem Aufbau.

🟡 „Mit Mistral OCR (nur für Scans)"

OCR-Weg für Fotos und gescannte Papierrechnungen. Braucht deinen Mistral-Schlüssel (Free-Tier reicht). Kosten: ca. 0,1 Cent pro Seite. Ehrliche Einschränkung: Mistral ist stark beim Rohtext, aber schwächer bei der Struktur – Käuferadresse und Einzel-Positionen musst du oft manuell nachbessern. Wenn du eine Text-PDF oder eine Word/PDF-Rechnung hast, ist Claude klar besser.

⚪ „Ohne KI erkennen (Text-PDF)"

Reine Text-Extraktion aus Text-PDFs. Findet Kopfdaten (Rechnungsnummer, Datum, Beträge) heuristisch. Kein KI-Aufruf, keine Kosten. Bei komplexen Positions-Tabellen brauchst du meist trotzdem manuelle Nacharbeit.

⚪ „Ohne KI: selbst eingeben"

Startet mit einem leeren Formular. Alle Felder trägst du selbst ein. Sinnvoll, wenn du gar keine Vorlage hast oder eine ganz neue Rechnung von Grund auf erstellen willst.

2.5  Formular prüfen und korrigieren

Die App zeigt dir alle erkannten Felder in einem Formular. Rot markierte Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. Bitte kontrolliere auf jeden Fall:

  • Rechnungsnummer und Datum
  • Verkäufer und Käufer (Name, Anschrift, Land)
  • Positionen: Menge, Einzelpreis, Steuersatz, Steuerkategorie
  • Zahlungsangabe: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen
Wichtig: Die automatische Erkennung ist eine Hilfe, keine Garantie. Du bist für die inhaltliche Richtigkeit verantwortlich.

2.6  E-Rechnung erzeugen und validieren

Der Button „E-Rechnung erzeugen" baut die Datei und prüft sie sofort gegen den offiziellen KoSIT-Prüfkern (EN 16931) – dasselbe Regelwerk, das auch Behörden nutzen. Ergebnis:

  • Grün / gültig: Alle Regeln erfüllt. Du siehst PDF- und XML-Download.
  • Rot / ungültig: Es gibt Fehler. Die Downloads sind gesperrt, bis du die im Prüfbericht genannten Punkte korrigiert hast (siehe Kapitel 8).
  • Warnungen: Nicht blockierend, aber solltest du dir ansehen.

2.7  Downloads

  • ZUGFeRD: Eine einzige PDF mit eingebettetem XML. Das ist die Datei, die du an den Kunden schickst.
  • XRechnung: Eine XML-Datei – genau das, was Behörden verlangen.
  • Bei ungültiger Rechnung sind die Buttons deaktiviert; erst nach erfolgreicher Prüfung freigegeben.

3Firmenprofil

Das Profil ist deine zentrale Datenbasis. Alles, was hier steht, fließt automatisch in jede neue Rechnung ein – du überschreibst es pro Rechnung, wenn es einmal anders sein soll.

Welche Felder gehören rein?

BereichFelder
FirmaName, Straße/Nr., PLZ, Ort, Land (DE), USt-IdNr. oder Steuernummer
KontaktAnsprechpartner, Telefon, E-Mail (bei XRechnung Pflicht)
BankKontoinhaber, IBAN, BIC – landen im Zahlungsblock jeder Rechnung
LogoPNG/JPG bis wenige hundert KB. Wird oben rechts auf der erzeugten PDF eingesetzt.
Kopftext / FußtextFreitext, der auf der erzeugten PDF über bzw. unter der Rechnung erscheint (Grußformel, Steuer-Hinweise, USt-freie Klein­unternehmerregelung, …)

Vorlagen im Profil

Deine gelernten Rechnungs-Vorlagen (siehe Kapitel 4) werden zentral im Profil verwaltet und stehen bei jeder neuen Rechnung zur Auswahl.

JSON-Import

Der Import überschreibt alle vorhandenen Werte mit den Feldern aus der JSON-Datei. Nicht enthaltene Felder bleiben leer. Nützlich, wenn du dein Profil sicherst oder auf einem anderen Gerät weiterarbeitest.

4Meine Vorlagen (Templates)

Ein Template ist ein einmalig gelerntes Regelwerk für ein bestimmtes Rechnungslayout. Sinn: Bei allen weiteren Rechnungen mit diesem Layout brauchst du keine KI mehr – die Extraktion läuft deterministisch, ohne Cent-Kosten und blitzschnell.

Warum sich das rechnet

  • Einmalige Lernkosten: ca. 2 Cent (ein KI-Aufruf mit deinem Anthropic-Key)
  • Danach: 0 Cent pro Extraktion, egal wie oft du das Layout benutzt
  • Ideal für Serienrechnungen: gleicher Kunde, gleiches Layout, andere Positionen

Vorlage anlegen

Gehe auf 📄 Vorlagen oben im Menü. Lade eine repräsentative Beispiel-Rechnung als PDF hoch, gib ihr einen Namen (z. B. „Muster GmbH – Standardlayout") und wähle die Klassik-Engine orion-classic. Die App lernt einmalig aus dem PDF und speichert stabile Anker (z. B. Position der Rechnungsnummer) und Regex-Regeln. Grenze: 10 Vorlagen pro Konto.

Vorlage beim Extract wählen

Zwei Wege:

  • Automatisch: Beim Upload berechnet die App einen Layout-Fingerabdruck (layoutHash). Passt er zu einer deiner Vorlagen, wird sie automatisch vorgeschlagen.
  • Manuell: Im Dropdown neben dem Button „Mit Vorlage (KI-frei)" wählst du eine Vorlage direkt aus.

Standard-Vorlage

Du kannst eine Vorlage als Standard markieren. Sie wird dann bevorzugt eingesetzt, wenn keine Auto-Erkennung greift.

Was passiert bei Layout-Änderungen?

Ändert dein Lieferant/Kunde sein Rechnungslayout (neue Logo-Position, verschobene Adresse), erkennt die App das an einem abweichenden Fingerabdruck – die alte Vorlage passt dann nicht mehr sauber. Zwei Optionen:

  • Neue Vorlage aus einer aktuellen Rechnung anlegen (weitere 2 Cent Lernkosten)
  • Für den Übergang die KI-Extraktion nehmen

5KI-Schlüssel verwalten

Die App nutzt zwei verschiedene KI-Dienste. Du hinterlegst deine eigenen Schlüssel (nichts geht auf unsere Kosten):

SchlüsselWozu?Kosten (Richtwert)Anlegen
Anthropic (Claude)KI-Extraktion aus Word/PDF/Excel, Lernen neuer Vorlagenca. 2–3 ct pro Extraktion, ~2 ct pro gelernter Vorlageconsole.anthropic.com (pay-as-you-go, kein Abo)
MistralOCR-Weg für Fotos und Scansca. 0,1 ct pro Seite; Free-Tier reichtconsole.mistral.ai

Zwei Speicherorte zur Wahl

Beim Eintragen jedes Schlüssels wählst du:

🔒 „Nur in diesem Browser" (maximale Sicherheit)

Der Schlüssel bleibt ausschließlich lokal in deinem Browser (localStorage). Der Server sieht ihn nur beim Absenden einer Extraktion. Vorteil: Nichts wird bei uns gespeichert. Nachteil: Du musst den Schlüssel auf jedem Gerät und in jedem Browser separat eintragen.

🗄️ „Serverseitig verschlüsselt" (bequem auf allen Geräten)

Der Schlüssel wird beim Server mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Vereinfacht gesagt: wie ein sehr sicheres Passwort-Schloss, das nur der Server öffnen kann – und auch dann nur, um deinen Schlüssel für einen Aufruf ans jeweilige KI-System weiterzureichen. Vorteil: Du meldest dich auf einem anderen Gerät an und alles funktioniert sofort. Nachteil: Ein winziges Restrisiko bleibt – bei maximaler Paranoia bleib bei „Nur im Browser".

Ohne Schlüssel läuft die App trotzdem – du gibst die Felder dann eben von Hand ein oder nutzt die Vorlagen-Route.

6Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine Art „Postadresse" der Behörde für eine XRechnung. Sie sorgt dafür, dass deine Rechnung intern beim richtigen Amt/Referat landet.

  • Wann brauchst du sie? Nur bei XRechnung an Behörden (B2G). Bei B2B/ZUGFeRD gibt es sie nicht.
  • Woher bekommst du sie? Die Behörde teilt sie dir mit – meist steht sie auf dem Auftrag oder der Bestellung. Sie ist kostenlos. Beispiel: 04011000-1234512345-06.

Der Platzhalter „B2B-KEINE-LEITWEG-ID"

Manche Buchhaltungsprogramme setzen bei B2B-Rechnungen den Text B2B-KEINE-LEITWEG-ID in das Leitweg-Feld. Das ist ein reiner Platzhalter und signalisiert dem Empfänger: hier gibt es bewusst keine echte Leitweg-ID. Die App erkennt diesen Platzhalter und behandelt die Rechnung als B2B – bitte nur bei ZUGFeRD an Geschäftskunden verwenden, nie bei echten B2G-Rechnungen.

Wichtig: Erfinde niemals eine Leitweg-ID selbst. Ohne echte Leitweg-ID kann eine XRechnung bei der Behörde nicht zugestellt werden.

7Amtlich prüfen

Zusätzlich zur eingebauten Prüfung (KoSIT / EN 16931) kannst du deine Rechnung mit dem Button „🏛️ Amtlich prüfen (service-bw)" bei der offiziellen Landesstelle Baden-Württemberg gegenprüfen.

  • Warum XML statt PDF? Die Prüfstelle akzeptiert nur die reine XML-Datei (bei ZUGFeRD extrahiert die App die XML aus der PDF). Der Prüfer schaut sich die maschinenlesbaren Daten an, nicht das Bild.
  • Was steht im Prüfbericht? Dieselben Regeln wie in der eingebauten Prüfung, plus ergänzende Meldungen der Prüfstelle. „Ok / gültig" bedeutet: aus Sicht der amtlichen Prüfstelle ist die Rechnung technisch versandfähig.

Der Button lädt die Datei herunter und öffnet die Landes-Prüfstelle in einem neuen Tab – dort ziehst du die Datei hinein.

8Häufige Fehler & Warnungen (Klartext-Glossar)

Wenn die Prüfung rot meldet, fehlt etwas oder ist rechnerisch nicht schlüssig. Hier die Fehlermeldungen, die dir wirklich begegnen – in Klartext und mit Fix-Hinweis.

8.1  Pflichtangaben zur Rechnung

Es fehlt die Rechnungsnummer.
Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer.

Feld Rechnungsnummer im Formular ausfüllen (z. B. 2026-0042).

Es fehlt das Rechnungsdatum.
Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Feld Rechnungsdatum setzen.

Es fehlt die Währung.
Meist EUR.

Feld Währung setzen.

8.2  Verkäufer & Käufer

Verkäufer USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt.
Das Finanzamt verlangt eine steuerliche Kennung des Ausstellers.

Beim Verkäufer entweder USt-IdNr. (DE…) oder Steuernummer eintragen (im Firmenprofil dauerhaft hinterlegen).

Es fehlt das Land des Verkäufers/Käufers.
Der Ländercode der Anschrift, für Deutschland DE.

Feld Land ausfüllen.

8.3  Positionen & Beträge

Ein Einzelpreis darf nicht negativ sein.
Ein negativer Preis ist als normale Position nicht erlaubt – gemeint ist ein Rabatt.

Rabatt als eigene Zeile mit negativem Betrag anlegen; die App wandelt sie in einen zulässigen Abschlag um. Nie einen Minus-Preis in eine normale Position schreiben.

BR-CO-26 · Verkäufer-Identifikation muss vorhanden sein
Kernregel der EN 16931: Der Verkäufer muss identifizierbar sein – über USt-IdNr., Steuernummer oder eine gesetzliche Registernummer.

Firmenprofil vollständig ausfüllen (USt-IdNr. oder Steuernummer). Dann greift die Regel automatisch.

BR-DE-6 · Kontaktdaten Verkäufer fehlen (nur XRechnung)
Bei XRechnung sind Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers Pflicht.

Diese drei Felder im Firmenprofil hinterlegen. Für ZUGFeRD sind sie optional.

BR-DE-15 · Käufer-Referenz erforderlich
Bei XRechnung: die Leitweg-ID muss gesetzt sein. Bei ZUGFeRD: die App reklassifiziert diesen Punkt als Warnung – eine Käufer-Referenz ist im B2B nicht immer sinnvoll.

Für XRechnung: echte Leitweg-ID der Behörde eintragen. Für ZUGFeRD B2B: gegebenenfalls Platzhalter B2B-KEINE-LEITWEG-ID oder eine Bestell-/Auftragsnummer eintragen.

BR-DE-21 · Rechnungsnummer muss vorhanden sein
In Deutschland ist eine eindeutige Rechnungsnummer immer Pflicht.

Feld Rechnungsnummer setzen.

PEPPOL-R001 / PEPPOL-R010 · Empfänger-Adresse / Elektronische Adresse
Für den europäischen PEPPOL-Versand werden die elektronische Adresse (E-Mail) und die Postanschrift des Käufers gebraucht.

Käufer-Adresse und Käufer-E-Mail im Formular ausfüllen.

8.4  Zahlung

Es fehlt eine Zahlungsangabe: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.
Es muss erkennbar sein, bis wann bzw. wie zu zahlen ist.

Entweder Fälligkeitsdatum setzen oder Text bei Zahlungsbedingungen (z. B. „Zahlbar innerhalb 14 Tagen").

Unbekannte Meldung? Zeigt die App eine technische Meldung mit Kürzeln wie BT-31, sind das Feldnummern der Norm. Der genannte Feldname im Formular hilft dir weiter; im Zweifel Admin fragen.

9Datenschutz

Ehrlich und knapp – was passiert mit deinen Daten:

  • Hochgeladene Dateien werden auf dem Server nur so lange verarbeitet, wie es zur Erstellung der E-Rechnung nötig ist. Sie werden nicht dauerhaft gespeichert.
  • Firmenprofil und Vorlagen speichert der Server dauerhaft (das ist der Sinn – sie sollen ja über Sessions hinweg verfügbar sein).
  • KI-Schlüssel: „Nur im Browser" = bleiben lokal, Server sieht sie nur beim Absenden. „Serverseitig" = AES-256-GCM verschlüsselt.
  • Was bekommt Claude/Mistral? Bei einer KI-Extraktion schickt der Server den Inhalt deiner hochgeladenen Datei an den jeweiligen KI-Dienst (Anthropic bzw. Mistral). Lade daher keine Dokumente hoch, die du dort nicht verarbeiten lassen möchtest. Beide Dienste behalten laut ihren Datenschutzangaben API-Inhalte nicht für Modelltraining – das solltest du dir auf deren Seiten aber im Zweifel selbst anschauen.
  • Erzeugte E-Rechnung wird dir zum Download angeboten und nicht dauerhaft gespeichert.

10Grenzen der App

  • Foto-Scans mit vielen Positionen sind der schwierigste Fall. Mistral OCR bekommt die Kopfdaten meist hin, aber die Positions-Tabelle solltest du nach der Extraktion sorgfältig prüfen und ggf. selbst nachtragen.
  • Mehrseitige Positions-Tabellen (Positionen laufen über mehrere Seiten) werden erkannt, aber die Sicherheit sinkt mit jeder zusätzlichen Seite. Für 20+ Positionen ist eine gelernte Vorlage (Kapitel 4) deutlich verlässlicher als ein KI-Aufruf.
  • Exotische Sonderfälle (mehrere unterschiedliche Steuersätze pro Position, Skonto-Staffeln, Fremdwährungen mit Umrechnung) müssen im Formular nachbearbeitet werden.
  • Die App ersetzt keine Steuerberatung. Für die inhaltliche Richtigkeit bist du verantwortlich.

11FAQ

Ist das eine Rechts- oder Steuerberatung?
Nein. Die App unterstützt die technische Erstellung gesetzeskonformer E-Rechnungen (EN 16931), ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Gibt es ein Nutzungslimit?
Ja. Standardmäßig eine E-Rechnung pro Minute pro Konto. Admins können den Rahmen individuell anheben, wenn nötig.
Wie erfasse ich einen Rabatt?
Als eigene Position mit negativem Betrag. Die App wandelt das automatisch in einen zulässigen „Abschlag" um. Ein negativer Einzelpreis in einer normalen Position ist nach EN 16931 nicht erlaubt.
Was heißt „validiert / grün"?
Die App prüft mit dem offiziellen KoSIT/EN-16931-Prüfkern. „Grün" heißt: alle formalen Vorgaben erfüllt – die Rechnung ist technisch versand- und verarbeitungsfähig. Es ersetzt nicht deine inhaltliche Kontrolle.
Ich verstehe eine Fehlermeldung nicht.
Schau zuerst in Kapitel 8. Wenn die Meldung nicht dabei ist, ist meist ein Kennfeld gemeint (BT-31 = USt-IdNr. Verkäufer usw.). Im Zweifel schreib deinen Admin an.

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